为建立规范化的公文处理制度，提高学院各职能部门的工作质量和办事效率，参照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）文件精神，结合我院实际，特制定本办法。
第一章 总 则
第一条 公文是传达国家政策和上级指示，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。做好公文处理工作，是提高工作质量和效率的重要环节。因此，学院各级领导和职能部门必须重视公文处理工作。
第二条 我院公文处理工作由学院办公室归口管理，各职能部门主要负责人分管公文处理工作。
第三条 我院公文包括：上级机关和董事会来文，学院向上级机关和董事会的发文，学院向校内各单位的发文（如通知、通报、通告、规定、决定、纪要等），校内各单位向学校呈送的请示、报告等。
第四条 公文处理工作必须遵守制度，明确职责，配合衔接，提高效率。
第二章 学院自制公文处理
第五条 我院公文种类主要包括：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动的决策和安排。
（二）通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（三）通知
适用于发布规章，转发上级机关和董事会的文件；传达要求各职能部门办理、周知或共同执行的事项；任免和聘用事项。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告
适用于向上级机关和董事会汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关和董事会的询问。
（六）请示
适用于向上级机关和董事会请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复下级部门请示事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）办法
适用于依据有关规章制度，对某项决策或行动制定较为具体的规范及要求。
（十）函
适用于与校外同级单位或不相隶属单位之间商洽、询问或答复问题，向上级主管部门请求批准等。
（十一）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第六条 公文格式
（一）学院行政行文使用“广东酒店管理职业技术学院文件”红头发文纸，学院办公室行文使用“广东酒店管理学院办公室文件”红头发文纸，以学院名义向外发文（函）使用“广东酒店管理职业技术学院”红头发文纸。发文一般由发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、主题词、抄送机关等组成。
（二）发文字号由发文代字、年份、序号组成。学院公文字号有：广酒院〔 〕 号，广酒院办〔 〕 号，广酒院函〔 〕 号，会议纪要〔 〕 号。如无特殊需要，一般不再增加新的字号。
（三）公文标题应准确、简要地概括公文的核心内容，并准确标明文种。标题中除发布的规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
（四）主送机关应写机关全称或规范化简称，在正文之前顶格排列。有些不便在正文之前列出发送机关的公文，如“决定”、“决议”、“会议纪要”等，主送机关可以写在公文末项。
（五）公文如有附件，应在正文之后印章位置之前注明附件名称和顺序号。附件首页左上角注明附件顺序号。附件一般应与主件装订在一起。如不能装订在一起，应在附件首页左上角注明文件发文字号。
（六）公文应加盖印章。印章要端正盖在发文日期上方，上不压正文，下压发文日期。印章和发文日期需与正文连接，不得使用在空白页。
（七）发文时间一般以会议通过或院领导签发日期为准。
第七条 行文规则
（一）院行政的主要行文关系：向上级主管部门和董事会报告、请示，向校外其它单位发函商洽、询问或答复问题，向院内各单位直接行文。
（二）院行政各部门的行文范畴：学院办公室可以代表学院对外行文，可以直接对院内各行政部门和教学单位行文，其他部门及单位不得以学院名义或自行对外行文；职能部门可以根据工作职能向院内制发所辖业务内的管理制度、会议纪要、工作通知、通报等，文件不加发文号，加盖部门印章；职能部门需加盖学校印章的重要业务文件，印发前须经主管院领导签批并报院办，按照行政发文程序和印章管理办法办理。
（三）向上级机关的行文，一般只能主送一个上级机关，如需报送其它相关的上级机关，用“抄送”形式。
（四）请示与报告要分开。请示一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示或报告一般不主送领导个人。
第八条 公文办理
（一）学院发文程序
1.拟稿: 公文文稿由业务主办单位或相关单位起草。
2.会稿：文稿内容涉及其它部门的，拟稿单位应向相关单位会稿，并由相关单位负责人签署意见。
3.核稿：院办负责文稿审核。
4.签发：由院办送领导签发；凡涉及多部门综合性公文，要经各相关院领导会签。
5.编号：领导签发后的文稿，由院办统一登记、编号。
6.校对：由拟稿单位校稿，院办负责末校。校对者应对照原文校对文字、标点符号、公文格式，确认无误后，方可付印。校对过程中，不得擅自更改原文。
7.发送：学院公文鉴印生效后，由院办负责发送。一般情况，除学院领导和业务主办单位发送纸质文件外，其他单位通过OA平台发送电子公文。
院内通知、通报可通过微信发工作群。院办和主办单位保留纸质文档。
（二）院内请示、报告签转程序
1.各单位给行政职能部门的请示、报告，可直接送达该部门负责人。
2.各单位给主管院领导的请示、报告，须经单位负责人签署意见，直接呈送有关领导。
3.经领导签批后的请示、报告，由院办纳入下步周转程序并督办。即：根据主要领导意见，需经院务会议决定的，列入院务会议议程；需转其他院领导阅批的，及时呈送（阅批后，应再转送主管领导阅示）；有明确批示的，以书面形式转职能部门或原请示、报告单位执行；在落实过程中，根据需要，给予协调及督办。
（三）院内职能部门行文起草、签发程序
1.撰稿：要符合文书格式，表述准确，结构严谨，字词规范，言简意赅。
2.协调：内容涉及其他部门的，职能部门领导要事先沟通协商，界定清晰，避免相互推诿，落实不力。
3.签审：涉及全院的文件，由职能部门起草，部门领导核签，相关部门会签，报院办送主管院领导签发，加盖学院印章。纯属职能部门的具体业务的文件，由职能部门负责人核签，加盖部门印章。
4.印发：文件的校对、印刷、发送由主办部门负责。
第三章 外来公文处理
第九条 外来公文的处理一般包括登记、注办、传递、签发、承办、催办、清理、立卷、归档等程序，外来公文处理由院办负责。
第十条 上级部门的来文、重要函件、密级文件均应编号登记。登记要及时，以防漏登、压误。
第十一条 所收公文由院办主任负责签注。根据其内容和院领导的分工，注明主送领导阅示；对需要办理的公文，要注明主办和协办单位；对有时限要求的公文，要注明办结时间。
第十二条 工作人员要按照领导批办的意见，及时、准确地分发传送文件，一般应在当天内处理完毕，急件要随到随处理。
第十三条 凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，签收字迹要清晰、易识，要写姓名和收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到时。
第十四条 阅文速度要快。送院领导或职能部门负责人阅示的文件，一般应在当天阅毕；急件随到随阅，严防压误。密级文件必须在办公室阅办。借阅文件必须办理借阅登记手续。
第十五条 负责承办的单位要按照批办意见和文件要求，在规定时限内办理。办理完毕后，应注明办理情况，送院办归档备查。若确定的承办单位不当，或因情况特殊不能在规定时间内办完，须及时报告院办。
第十六条 凡上级机关交办的文件或其它需办理的重要文件，由院办负责检查、督办，凡因不负责任、办理拖拉、互相推诿而延误办理时限的，将追究承办单位及承办人责任。
第十七条 院办对所保管的文件定期清理、清退。秘密文件一般半个月清理一次，其他文件一般三个月清理一次。如发现有文件遗失，应查实文件遗失的环节，并及时向主管领导报告。
第十八条 上级部门的公文，除绝密件和注明不准翻印的以外，根据需要，经院办批准，可以翻印、复制。
第四章 公文的立卷、归档
第十九条 外来公文和学院自制公文的立卷、归档，必须执行《广东酒店管理学院档案管理办法》及相关规章，实行院办归口负责、分类立卷归档、档案室集中管理的制度。
第二十条 各职能部门要指定工作人员负责本部门公文的整理、立卷。
第二十一条 立卷的内容包括上级机关的文件及办理结果，校内公文的定稿、正本（包括附件）以及上级对请示、报告的批复。立卷要保证资料齐全、完整，正确反映主要工作情况，便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列，要按文件形成的时间顺序，逐件编上页号，填写卷内目录，并由立卷人在卷内备考表上签字。抄写卷内目录应使用钢笔或毛笔，使用黑色墨水。
第二十二条 立好的案卷应每年定期向院综合档案室移交。个人和职能部门不得以任何理由截留应归档的文件。
第二十三条 没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别之后，由院办批准，可定期销毁。销毁文件要逐件进行登记，登记册送综合档案室保存。
第五章 附 则
第二十四条 本办法由学院办公室负责解释。
第二十五条 本办法自董事会批准之日起施行。
